Datenschutzerklärung

I. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

1. Informationen für alle Nutzer

1.1. Nutzungsdaten

Bei der Nutzung der Websites werden bestimmte personenbezogene Daten, einschließlich der vom Browser gesendeten Informationen (z.B. IP-Adressen, vorher besuchte Website, Uhrzeit und Datum, angezeigte Inhalte, übertragene Datenmengen, Sprache, verwendete Version der Browsersoftware, Betriebssystem) vorübergehend gespeichert. Wenn Sie ein Mobilgerät verwenden, um unsere Websites zu nutzen, werden auch Informationen wie der Unique Device Identifier und Informationen über die Konfiguration wie die Bildschirmauflösung verarbeitet.

Wir verwenden diese Nutzungsdaten, um Ihnen unsere Websites anzeigen zu können, ihr ordnungsgemäßes Funktionieren und ihre Nutzung zu ermöglichen und ggf. im Falle von Schäden oder Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften, unsere Nutzungsbedingungen und Rechte Dritter die Verstöße und betroffenen Rechte zu prüfen und durchzusetzen. Die Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO), welches in der Anzeige und Sicherstellung der Funktionsfähigkeit unserer Websites sowie der Ermittlung von Verstößen liegt.

1.2. Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder anderweitig kontaktieren, verarbeiten wir Ihre dabei angegebenen personenbezogenen Daten, insbesondere Ihre E-Mail-Adresse und die Funktion, in der Sie uns schreiben, um Ihre Anfrage zu beantworten. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

1.3 Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Anmeldung zu unserem Newsletter

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse zum Zweck der Zusendung des Newsletters. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung).

1.4 Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Übermittlung einer Bewerbung

Wenn Sie eine Bewerbung über unsere Websites oder anderweitig an uns senden, verarbeiten wir die in den Eingabefeldern sowie den angehängten Dokumenten enthaltenen personenbezogenen Daten zur Bearbeitung der Bewerbung und zur Kontaktaufnahme mit Ihnen. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

Wenn Sie freiwillig besondere Kategorien personenbezogener Daten angeben, ist die Rechtsgrundlage für ihre Verarbeitung Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO (Verarbeitung zur Ausübung von Rechten aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes bzw. Erfüllen diesbezüglicher Verpflichtungen) bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung).

1.5 Andere Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten:

• zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO), einschließlich der folgenden:

  • Umstrukturierungen unseres Rechtsträgers (z. B. Umwandlung in eine andere gemeinnützige Rechtsform, Zusammenschluss mit einer anderen gemeinnützigen Organisation, Übertragung des Betriebs auf einen anderen Träger oder Abwicklung). In diesem Rahmen können personenbezogene Daten an die an der Umstrukturierung beteiligten Parteien und deren Berater übermittelt werden, soweit dies zur Vorbereitung und Durchführung der Umstrukturierung erforderlich ist. Unser berechtigtes Interesse besteht dabei in der Durchführung und Vorbereitung der Umstrukturierung sowie der Wahrung unserer rechtlichen Interessen.
  • Schutz unserer Rechte oder unseres Eigentums, sowie zur Begründung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen, gerichtlicher Anordnungen oder anderer verbindlicher Entscheidungen. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO (rechtliche Verpflichtung).

1.6 Verarbeitung personenbezogener Daten durch Cookies

Unsere Website app.authenticmemory.org (über die sich Mitarbeiter von Institutionen, die mit uns zusammenarbeiten, in ihr Nutzerkonto einloggen können) verwendet während und nach der Anmeldung Cookies. Cookies sind kleine verschlüsselte Textdateien, die in Ihren Browserverzeichnissen gespeichert werden. Cookies sammeln Informationen und technische Details über die Navigation der Nutzer (z. B. IP-Adresse, besuchte Seiten, Menüauswahl, spezifische Informationen, die in Formulare eingegeben werden).

Wir verwenden ausschließlich Cookies, die technisch notwendig sind, um den Login-Vorgang zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für den Einsatz notwendiger Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

1.7. Verarbeitung personenbezogener Daten durch Netlify Web Analytics

Unsere Website authenticmemory.org nutzt Netlify Web Analytics zur Reichweitenmessung. Netlify Web Analytics analysiert lediglich die ohnehin anfallenden Serverlogs und setzt keine Cookies oder sonstigen Technologien ein. Das Tool bildet keine individuellen Nutzungsprofile und die Daten werden nur in aggregierter Form ausgewertet (Seitenaufrufe, beliebteste Pfade, ungefähre Geo-Information auf Länderebene, Referrer) und nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) an der Reichweitenmessung.

2. Informationen für Institutionen

2.1 Verarbeitung personenbezogener Daten zur Vertragsabwicklung und Rechnungsstellung

Wir verarbeiten verschiedene Informationen der Institutionen, die mit uns zusammenarbeiten, um den Vertrag mit diesen durchzuführen und Rechnungen zu stellen. Dies sind insbesondere Informationen über die Institution, Kontakt- und Rechnungsdaten, Informationen über die von uns erbrachten Leistungen und die Zahlungsabwicklung. In der Regel stellen diese Informationen keine personenbezogenen Daten dar; soweit in Einzelfällen personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO (Rechtliche Verpflichtung) soweit es um die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten geht.

2.2 Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Registrierung und Anmeldung im Signaturportal Ihrer Institution

Wenn Sie sich als Mitarbeiter oder Vertreter einer Institution, die mit uns zusammenarbeitet, registrieren und danach im Signaturportal Ihrer Institution anmelden, um einen Unterzeichnungsprozess von Dateien durchzuführen, verarbeiten wir insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, Ihre Funktion in der Institution sowie den Namen der Institution, den Accountstatus sowie Angaben zum Zeitpunkt des letzten und aktuellen Logins. Zudem verarbeiten wir Ihnen zugeordnete IDs Ihres YubiKeys, den von Ihnen gewählten Nutzernamen sowie technische Details wie die Übertragungsart.

Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) bzw. unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) an der Durchführung der Registrierung und Anmeldung zu Zwecken des Unterzeichnungsprozesses bzw. der Kooperation mit uns.

2.3 Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Kommunikation und Zugänglichmachung von Dateien

Wenn Sie als Mitarbeiter oder Vertreter einer Institution, die mit uns zusammenarbeitet, mit uns kommunizieren und uns Dateien zugänglich machen, verarbeiten wir Ihre dabei angegebenen personenbezogenen Daten, insbesondere Ihre Kontaktdaten und ggf. Daten zu Ihrer beruflichen Position in der Institution, um weiterhin mit Ihnen kommunizieren zu können bzw. zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen und im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit der Institution. Wenn Sie uns Dateien über eine API zugänglich machen, verarbeiten wir technische Daten, wie die IP-Adresse, einen API-Schlüssel oder Anmeldedaten. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) bzw. unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) an der Kooperation mit Ihrer Institution.

2.4 Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Buchung eines Gesprächstermins

Wenn Sie mit uns über unsere Websites einen Gesprächstermin buchen möchten, werden Sie hierfür zum Terminbuchungstool cal.com weitergeleitet. Die bei der Buchung eingegebenen personenbezogenen Daten (d.h. Name, E-Mail-Adresse und ggf. in Notizen enthaltene zusätzliche Informationen) werden von uns verarbeitet, um den Termin zu organisieren und durchzuführen. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) bzw. unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) an der Organisation und Durchführung eines Gesprächs mit Ihnen.

3. Informationen für private Nutzer

Wenn Sie als privater Nutzer Dateien auf unsere Websites hochladen, um diese zu verifizieren, werden von der hochgeladenen Datei lediglich in Ihrem Browser Hash-Werte erzeugt, die dann mit unserer Datenbank verglichen werden, um Ihnen anzuzeigen, ob wir die Datei verifizieren können oder nicht. Die Hash-Werte sind pseudonym und lassen für uns keinen direkten Rückschluss auf Sie als Nutzer zu. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

4. Informationen für Personen, deren personenbezogenen Daten sich in den verifizierten Dateien befinden

Wenn sich in den Dateien, die uns von mit uns kooperierenden Institutionen oder privaten Nutzern zugänglich gemacht werden, personenbezogene Daten von Ihnen befinden (beispielsweise Foto-, Video- oder Stimmaufnahmen oder die Nennung von Namen oder anderen identifizierenden Informationen) werden diese Daten primär im Rahmen der Erstellung eines Hash-Wertes der Datei verarbeitet, der dann in unsere Datenbank aufgenommen wird. Zusätzlich verarbeiten wir möglicherweise Metadaten oder zusätzliche Informationen zu den Dateien, wenn diese uns von den Institutionen, mit denen wir zusammenarbeiten, zur Verfügung gestellt werden oder den Nutzern zur Verfügung gestellt werden sollen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) am Aufbau unserer Datenbank zu Verifizierungszwecken.

II. Empfänger von personenbezogenen Daten

Wir können Unternehmen einsetzen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, beispielsweise für das Hosting, den technischen Support unserer Websites, den Versand von Newslettern oder die Vereinbarung von Terminen. Diese Dienstleister verarbeiten die Daten nur in unserem Auftrag und auf unsere Weisung als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

Darüber hinaus übermitteln wir personenbezogene Daten an Dritte, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, wenn dies zur Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder wenn Dritte bestimmte Dienstleistungen für uns erbringen (z.B. Rechtsanwälte, Steuerberater).

Soweit wir personenbezogene Daten in Drittländer außerhalb der EU übermitteln, stellen wir durch geeignete Garantien ein angemessenes Datenschutzniveau sicher. Wenn Sie eine Kopie dieser Garantien erhalten möchten, wenden Sie sich bitte an uns.

III. Aufbewahrung personenbezogener Daten

Soweit in dieser Datenschutzerklärung nicht eine bestimmte Dauer der Datenspeicherung angegeben ist, verarbeiten wir Ihre Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des jeweiligen Verarbeitungszwecks und Ende der Aufbewahrungspflichten werden Ihre Daten routinemäßig gelöscht, wenn sich nicht aufgrund besonderer Gründe (beispielsweise der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung ergibt.

IV. Ihre Rechte

Sie haben das Recht

• Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• Löschung, Berichtigung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen;
• Sich die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung mithilfe automatisierter Verfahren verarbeiten, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen oder sie, soweit dies technisch machbar ist, direkt von uns an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen;
• Ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen, ohne dass hiervon die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf berührt wird;
• der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen verarbeitet werden, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, oder im Falle der Verarbeitung der Daten zu Zwecken der Direktwerbung ohne Angabe von Gründen zu widersprechen;
• Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des von Ihnen angenommenen Verstoßes einzureichen.

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte unter den oben angegebenen Kontaktdaten an uns.